Cómo elegir el programa de gestión de una clínica estética (y cómo cambiar sin perder datos)

No hay un programa ideal para todas las clínicas: depende de si la clínica hace medicina estética o solo estética, de cuántas sedes y cabinas tiene y de cómo factura. Lo que sí se puede hacer es comprobar siete puntos antes de decidir: agenda por recursos, historia clínica y consentimientos firmados, facturación preparada para VeriFactu, bonos, protección de los datos de salud, comunicación con pacientes y migración de los datos actuales.

Transparencia: esta guía la publica Kandre Digital, que desarrolla Dermys, uno de los programas que se mencionan. Por eso de los demás programas solo recogemos lo que cada uno publica en su propia web, con el enlace, sin valorarlos.

Los siete puntos que hay que comprobar

1. Agenda por profesional, cabina y equipo. En una clínica estética una cita ocupa a una persona, una sala y a veces un aparato (láser, radiofrecuencia). Si la agenda solo reserva profesionales, aparecen solapes. Pregunta también si la reserva online usa esa misma agenda o una copia.
2. Historia clínica y consentimientos informados. En medicina estética la historia clínica es obligatoria y el consentimiento informado debe constar por escrito en las intervenciones que lo exigen. Comprueba que el programa guarda el texto exacto que firmó la paciente, la fecha y si lo ha revocado, y que el consentimiento de uso de imagen está separado del clínico.
3. Facturación preparada para VeriFactu. Las sociedades deben facturar con un programa adaptado desde el 1 de enero de 2027 y los autónomos desde el 1 de julio de 2027. Lo explicamos en la guía de VeriFactu para clínicas estéticas. Pide al proveedor su declaración responsable.
4. Bonos y sesiones. Que el programa descuente sesiones de un bono, distinga el IVA de cada tratamiento y cuadre la caja por sede.
5. Datos de salud protegidos. Son datos de categoría especial según el RGPD: acceso por roles, registro de quién abre cada historia, copias de seguridad y un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor.
6. Comunicación con pacientes. Recordatorios, mensajes y, si la clínica publica en redes, control de lo que se anuncia: la publicidad sanitaria tiene reglas propias, que resumimos en la guía de publicidad sanitaria.
7. Migración y salida. Quién pasa los datos desde el programa actual, si tiene coste y qué formato te entregan si algún día te vas.

Alternativas en España: qué publica cada programa

Estos son los programas que más aparecen cuando una clínica estética busca software en España. Recogemos solo lo que dice la web oficial de cada uno, consultada el 28 de octubre de 2026; las funciones y los precios pueden cambiar, así que comprueba siempre la información en su web.

• Flowww: se dirige a centros de medicina estética, belleza y salud. Su web destaca la agenda centralizada, la reserva online, los historiales médicos y los consentimientos con firma digital en la nube. Publica sus tarifas.
• Koibox: se dirige a centros de belleza, estética y peluquería. Su web destaca la agenda y la reserva online, los bonos y la integración con VeriFactu. Publica sus tarifas y ofrece una prueba gratuita.
• Clinic Cloud: se dirige a clínicas y profesionales sanitarios. Su web destaca la agenda multiprofesional y multisede, los documentos firmados conectados a la historia, la facturación compatible con VeriFactu y la migración de datos sin coste. Publica sus tarifas.
• Dermys: software en la nube pensado para clínicas de medicina estética y dermatología, con una o varias sedes. Reúne agenda por profesional, cabina y equipo, reservas online, historia clínica, consentimientos firmados en tablet, caja y bonos preparados para VeriFactu, mensajes, Instagram y Facebook. Antes de publicar en redes comprueba el consentimiento de uso de imagen. La migración desde cualquier programa está incluida. Lo desarrolla y opera Kandre Digital en Madrid; el precio se explica en una demostración gratuita.

También aparecen en las búsquedas programas como AgendaPro, Doctocliq o Pabau. Antes de elegir uno con origen fuera de España, comprueba que su facturación está adaptada a VeriFactu y que te firma un contrato de encargado del tratamiento conforme al RGPD.

Cómo pedir una demostración útil

Una demostración comercial enseña lo que funciona bien. Para comparar de verdad, lleva tu caso:

• Pide que te reserven una cita con una profesional, una cabina y un aparato a la vez, y que intenten solaparla con otra.
• Pide que firmen un consentimiento en una tablet y que te enseñen dónde queda guardado el texto firmado.
• Pide que vendan un bono de cinco sesiones, consuman una y cierren la caja del día.
• Pregunta quién atiende el soporte y en cuánto tiempo, y si quien responde conoce el programa por dentro.

Cómo cambiar de programa sin perder datos

Cambiar de software asusta sobre todo por los datos. Una migración ordenada sigue estos pasos:

1. Exportar desde el programa actual pacientes, citas futuras, historias, consentimientos, bonos pendientes y facturas emitidas. Si el proveedor no da una exportación completa, pídela por escrito: los datos son de la clínica.
2. Revisar qué se puede pasar automáticamente y qué se guardará como documento (por ejemplo, consentimientos firmados en PDF).
3. Probar la migración con una copia antes de la fecha de cambio y comprobar una muestra de pacientes.
4. Cambiar en un día de poca actividad, con la agenda futura ya cargada y los bonos pendientes con sus sesiones restantes.
5. Conservar el acceso de consulta al programa anterior el tiempo que exija la normativa de facturación y de historia clínica.

En Dermys la migración desde cualquier otro programa de gestión está incluida en el precio. Si quieres verlo con tus datos, solicita una demostración.

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